Egal ob im Büro oder Homeoffice: Abwesenheiten gehören zum Arbeitsalltag dazu. Von der Krankmeldung bis hin zur Elternzeit gibt es viele Gründe, warum jemand mal nicht im Unternehmen ist. Aber warum ist es wichtig, Abwesenheiten zu tracken? Ganz einfach: Es hilft eurem Team, den Überblick zu behalten, wo vielleicht Probleme liegen – sei es durch hohe Krankheitsquoten, schlecht geplanten Mutterschutz oder aufgestaute Urlaubstage. Du kannst so gezielt auf die Bedürfnisse Deiner Mitarbeitenden eingehen und eventuelle Engpässe vermeiden.
4 bekannte Gründe für Abwesenheit
1. Krankheit: Die Sickness Rate im Fokus
Sickness Rate und Sickness Days
Wenn Du krank bist, bist Du halt krank – das kennt jeder. Aber wie misst man, wie oft oder wie lange jemand ausfällt? Dafür gibt es zwei Begriffe: Sickness Rate und Sickness Days. Die Sickness Rate (oder Krankheitsquote) ist der Prozentsatz der Tage, die aufgrund von Krankheit im Verhältnis zur Gesamtarbeitszeit ausfallen. Sagen wir mal, Du hast 250 Arbeitstage im Jahr, aber warst an 5 Tagen krank. Dann wäre Deine Krankheitsquote:
Sickness Rate = (5/250) ×100 = 2%
Die Sickness Days sind einfach die Anzahl der Tage, an denen jemand krank ist. Das ist eine Zahl, die Du direkt messen kannst.
Wie interpretiert man bezahlte Krankeits-Abwesenheit?
Eine hohe Krankheitsquote deutet auf ein Problem hin, sei es Stress, schlechte Arbeitsbedingungen oder eine Grippewelle. Wichtig ist es, diese Rate im Blick zu behalten, um rechtzeitig reagieren zu können, z. B. durch Gesundheitsprogramme oder flexiblere Arbeitszeiten.
Tipp: Ermutige Deine Teams, bei den ersten Anzeichen von Krankheit zu Hause zu bleiben. Das verhindert, dass eine kleine Erkältung gleich das halbe Team lahmlegt.
2. Elternzeit: Wichtige Auszeit für Mamas und Papas
Elternzeit ist eine bezahlte Abwesenheit, die frischgebackenen Eltern zusteht, damit sie sich um ihren Nachwuchs kümmern können. Diese Zeit kann individuell geplant werden und beträgt in Deutschland bis zu drei Jahre.
Wie interpretiert man Elternzeit-Abwesenheit?
Die Elternzeit selbst ist keine "Problemzone", sondern eine meist vorzeitig geplante Abwesenheit. Daher sollte die Metrik hier vor allem zeigen, wie gut das Unternehmen für solche Ausfälle vorgesorgt hat, z. B. durch Vertretungen oder flexible Rückkehrmodelle.
Tipp: Sorge für transparente Regelungen und eine positive Kommunikation über die Elternzeit. Zeige, dass Eltern, die zurückkehren, willkommen sind und unterstütze sie beim Wiedereinstieg. Für weitere Tipps & Inspiration hör dir hierzu unsere HR Weekly Folge #83 zum Thema Familienstartzeit an.
3. Mutterschutz: Schutz für werdende Mütter
Der Mutterschutz ist ein gesetzlich geregelter Zeitraum vor und nach der Geburt, in dem werdende Mütter von der Arbeit freigestellt sind. In Deutschland beginnt der Mutterschutz sechs Wochen vor der Geburt und endet acht Wochen danach. Dies ist eine besondere Form der bezahlten Abwesenheit, da sie im Interesse der Gesundheit von Mutter und Kind steht.
Wie interpretiert man Mutterschutz-Abwesenheit?
Mutterschutz ist eine feste Zeitspanne und wird in der Regel nicht verlängert oder verkürzt. Unternehmen müssen sich jedoch darauf einstellen, dass diese Abwesenheit ansteht, und entsprechende Vertretungen organisieren. Ein Blick in die Maternaty Protection Insights in eurem beyobie Dashboard kann eurem Business Partner Team helfen, frühzeitig die Abwesenheit mit den Teamleads vorzubereiten oder gar eine vorübergehend neue Stelle auszuschreiben.
Tipp: Plane frühzeitig! Sobald eine Schwangerschaft bekannt ist, sollten flexible Vertretungsregelungen eingerichtet werden, um den Arbeitsfluss nicht zu stören.
4. Urlaub: Die wichtigste bezahlte Abwesenheit
Urlaub ist wahrscheinlich die angenehmste Form der Abwesenheit – und die wohlverdienteste! Der Jahresurlaub steht jedem Arbeitnehmenden zu und beträgt in Deutschland mindestens 20 Tage bei einer Fünf-Tage-Woche.
Wie interpretiert bezahlte Urlaubsabwesenheit?
Ein hoher Anteil an ungenutztem Urlaub könnte darauf hindeuten, dass die Mitarbeitenden überlastet sind oder Schwierigkeiten haben, sich die Zeit zu nehmen. Andererseits sollten Unternehmen darauf achten, dass der Urlaub auch rechtzeitig genommen wird, um Überstunden oder Burnout zu vermeiden.
Tipp: Fördere eine Kultur, in der Urlaub genommen wird! Motivierte und erholte Mitarbeitende sind produktiver. Ein transparenter Urlaubsplan hilft, Überschneidungen zu vermeiden.
Fazit
Die Metriken rund um Abwesenheiten sind wichtige Kennzahlen in jedem Unternehmen. Sie helfen Dir, den Überblick über Krankheit, Elternzeit, Mutterschutz und Urlaub zu behalten und zeigt Dir, wo es Handlungsbedarf gibt. Mit den richtigen Maßnahmen kannst Du Abwesenheiten nicht nur messen, sondern auch aktiv verbessern – und damit ein noch produktiveres und zufriedeneres Team schaffen.